Liste de contrôle pour le déménagement des bureaux

Les déménagements de bureaux sont intimidants : il n’y a rien de simple à déménager toute une équipe d’employés, et encore moins à déplacer des équipements de grande valeur, des appareils électroniques ou des machines (surtout si ces machines sont ce qui fait vivre votre entreprise).

La planification et l’organisation sont essentielles pour que le déménagement d’un bureau se déroule sans accroc. Nous sommes donc là pour vous aider à coordonner la logistique à l’avance afin d’éviter tout problème en cours de route.

Utilisez cette liste de contrôle pour le déménagement d’une entreprise afin de faciliter le déroulement de votre déménagement.

Six mois avant votre déménagement

Obtenez des devis de sociétés de déménagement. Voyez quelles entreprises de déménagement correspondent à votre budget et peuvent desservir votre région.

Fixez un budget. Le fait d’avoir un budget de déménagement dès le départ vous évitera de dépenser trop, surtout dans les domaines où vous pouvez facilement réduire les dépenses, par exemple en renonçant à l’emballage professionnel et en demandant aux employés d’emballer eux-mêmes leurs affaires.

Constituez une équipe de planification. Avez-vous désigné une personne de référence pour le déménagement ? La haute direction doit-elle être impliquée ? Décidez qui doit (ou ne doit pas) participer au processus de planification et déléguez à partir de là.

Trois à quatre mois avant votre déménagement

Fixez la date de votre déménagement. Une fois que vous avez confirmé votre nouvel espace de bureau, faites une réservation auprès d’une entreprise de déménagement ou prenez d’autres dispositions pour le déménagement.

Informez votre propriétaire actuel. Dès que vous avez confirmé la date de déménagement de votre entreprise, contactez votre gestionnaire immobilier actuel et faites-lui savoir quand vous prévoyez de résilier votre bail.

Deux mois avant votre déménagement

Planifiez à l’avance

Concevez un plan d’étage. Faites un plan de votre bureau actuel et de votre nouveau bureau pour déterminer où placer l’équipement, les bureaux et le mobilier. Si vous disposez des informations nécessaires, pensez à des éléments tels que le nombre et l’emplacement des connexions Ethernet, des prises de courant et des zones communes – de cette façon, les gros articles peuvent être immédiatement placés à leur place, sans avoir à les déplacer par la suite.

Organisez l’installation du téléphone et d’Internet. Trouvez une entreprise qui peut fournir ces services et organisez l’installation à partir de là. Si vous travaillez avec un déménageur de bureau à service complet, il est probable qu’il puisse travailler directement avec vous pour organiser cette installation.

Établissez un plan pour l’installation des ordinateurs et des systèmes informatiques. Confirmez si votre personnel informatique peut s’en charger seul ou si vous devez engager une aide supplémentaire.

Un mois avant votre déménagement

Inventoriez et étiquetez les meubles, les équipements et les fournitures de bureau. Étiquetez les articles de votre bureau pour éviter de perdre les plaques de récompenses de votre entreprise pendant le transport (ou pire, la collection de trophées). Veillez également à prendre des photos pendant que vous cataloguez l’inventaire, au cas où vous devriez passer par une procédure de réclamation.

Rassemblez les fournitures de déménagement. Si vos employés emballent leurs propres bureaux, assurez-vous qu’ils ont des boîtes en carton, du ruban adhésif et du matériel d’étiquetage.

Transférez les services publics. Fixez une date de résiliation pour les services publics de votre bureau actuel et recherchez les options de services publics pour votre nouveau site.

Deux semaines avant votre déménagement

Finalisez les plans avec votre équipe de déménagement. Partagez un itinéraire détaillé pour les jours précédant le déménagement, surtout si l’emballage et le transport doivent commencer alors que d’autres parties du bureau sont encore en activité.

Commandez les clés et les cartes d’accès. Commandez les clés de votre nouveau bureau à l’avance afin qu’elles soient prêtes à être remises le jour de l’emménagement.

Confirmez l’installation d’Internet et du téléphone. Assurez-vous d’avoir engagé une équipe pour mettre en place ces services afin que vous puissiez reprendre vos activités dès l’emménagement dans le nouveau bureau.

Confirmez la mise en place de l’ordinateur et des services informatiques. Si votre équipe a les compétences nécessaires pour mettre en place ces services, assurez-vous d’avoir communiqué en interne pour déterminer qui s’en chargera. Dans le cas contraire, vérifiez que vous avez engagé des professionnels capables de le faire.

La veille de votre déménagement

Terminez l’emballage et l’étiquetage. Si votre photocopieuse dernier cri et le baby-foot de la salle de repos nécessitent une manutention ou un emballage particulier, communiquez-le à la personne qui sera sur le pont (qu’il s’agisse de vos déménageurs professionnels ou du type de bureau qui vend toujours des billets pour la « foire aux armes »).

Communiquez en interne Rassemblez les cartes de stationnement, les cartes de sécurité et les clés. À l’aide de votre liste d’inventaire, rassemblez les cartes d’accès de chaque employé.

Veillez à ce qu’elles soient désactivées et éliminées correctement. Une semaine avant votre déménagement d’entreprise.

À l’aide de votre liste d’inventaire, rassemblez les cartes d’accès de chaque employé.

Veillez à ce qu’elles soient désactivées et éliminées correctement.

Si votre équipe a les compétences nécessaires pour mettre en place ces services, assurez-vous d’avoir communiqué en interne pour déterminer qui s’en chargera.

Dans le cas contraire, vérifiez que vous avez engagé des professionnels capables de le faire.

Si votre bureau possède des meubles délabrés et en fin de vie ou une décoration dépassée, faites le ménage de printemps et réduisez l’inventaire du bureau.

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